Beskrivning av Östra Nylands välfärdsområdets handlingars offentlighet
I lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)(förflyttning till en annan tjänst) stipuleras att en informationshanteringsenhet, i detta fall Östra Nylands välfärdsområde, ska upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar.
Med beskrivningen av handlingars offentlighet vill vi informera kunderna vid Östra Nylands välfärdsområde och andra parter vilken information vi hanterar. Beskrivningens syfte är att underlätta riktande av begäran om information till den rätta informationshanteringsenheten. Myndigheternas handlingar är offentliga, om inte något annat föreskrivs i lagen. Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999: https://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1999/19990621(förflyttning till en annan tjänst)
Genom detta säkerställer vi att vår verksamhet är öppet och transparent.
Ärenderegister
Välfärdsområde hanterar ärenden konstant, vilket betyder att ett ärenderegister bildas. Fastän registret består av olika delar bildar den en helhet. Ärenderegistret är ett informationslager som innehåller flera andra informationslager. Informationen i dessa lager bildar tillsammans registeruppgifter, antingen i pappersform eller digitalt i kund- och patientdatasystem, i ekonomiförvaltningens system eller i analogt arkiv.
Informationsbegäran
Enligt Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet(förflyttning till en annan tjänst) (21.5.1999/621) har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. När du gör en uppgiftsbegäran lönar det sig att noggrant tänka efter vilka uppgifter du behöver och från vilken tid. Om du har detaljerad information om begäran, till exempel specifika datum, uppge även dem.
Om informationsbegäran gäller sekretessbelagd handling(ar) kan uppgifterna lämnas ut endast på vissa villkor. Då måste du motivera till vilket syfte du behöver uppgifterna, och bevisa din identitet för att få de sekretessbelagda handlingarna.
Informationsbegäran behandlas så snabbt som möjligt, inom de i offentlighetslagen föreskrivna tiderna. Den som begära information meddelas om hanteringen av den begärda handlingen eller avgörande kräver särskilda åtgärder, eller behandlingen kräver mer arbete än normalt.
Informationslager
Med informationslager menas informationsmaterial som bildas av viss information, eller samlandet av information för något visst syfte. Informationslagren vid Östra Nylands välfärdsområde består av helheterna nedan: Informationslager som stöder verksamheten av socialvården, hälso- och sjukvården och räddningsväsendet. Utöver dessa finns det egna informationslager för personalinformation, ledning och beslutsfattande samt stödtjänster.
För att ordna social- och hälsovårdstjänsterna överlåts uppgifter på lagstadgade sätt. Uppgifter kan lämnas ut till Folkpensionsanstalten (FPA), andra myndigheter som är berättigade till uppgifterna och försäkringsbolag.
Samarbetspartners med vilka man byter ut information enligt lagstadgade informationsutlämnanden är till exempel samarbetsföretag som producerar servicesedel och köptjänster samt samarbetspartners inom läkemedelsforskning.
I följande stycket beskriver vi informationslagret i mer detalj.
Patientuppgifterna innehåller personuppgifter av patienterna vid Östra Nylands välfärdsområde samt deras patientjournaler. Dessa är sekretessbelagda Patientjournaler är handlingar som används för att ordna och genomföra patientens vård. Handlingarnas bildas i hälso- och sjukvården. Dessa kan bestå av mottagna handlingar eller upptagningar.
Informationsmaterial
- Uppgifter om patienthantering
- Patientregister
- Uppgifter om patientens tidsbeställning
System i bruk
- Patientdatasystem
- Aura
- Lifecare
- Mediatri
- Pegasos
- Servicesystem
- OmaOlo, Elektronisk tidsbokning, HyVä-digi
Uppgiftsbegäran
I regel har vuxna personer rätt att kontrollera sina egna patientuppgifter. Om en minderårig person vill kontrollera sina patientuppgifter, kan hen göra det om man bedömer att hen kan sköta sina ärenden självständigt. I andra fall kan personens vårdnadshavare använda rätten att kontrollera uppgifter.
Uppgifter om en avliden person kan lämnas ut endast i undantagsfall, till exempel om man misstänker att personen avlidit på grund av felbehandling. Informationsbegäran sänds till registratorskontoret vid Östra Nylands välfärdsområde. Där registreras begäran så att man kan följa med tidsfristen. Registratorskontoret vidarebefordrar informationsbegäran till den parten inom organisationen som ska besvara den.
Sökfaktorer
- Namn
- Personbeteckning
- Tidsram
- Vårdenhet
Patientuppgifterna innehåller personuppgifter av patienterna vid Östra Nylands välfärdsområde samt deras patientjournaler. Dessa är sekretessbelagda Patientjournaler är handlingar som används för att ordna och genomföra patientens vård. Handlingarnas bildas i hälso- och sjukvården. Dessa kan bestå av mottagna handlingar eller upptagningar.
Informationsmaterial
- Uppgifter om patienthantering
- Patientregister
- Uppgifter om patientens tidsbeställning
System i bruk
- Patientdatasystem
- Aura
- Lifecare
- Mediatri
- Pegasos
- Servicesystem
- OmaOlo, Elektronisk tidsbokning, HyVä-digi
Uppgiftsbegäran
I regel har vuxna personer rätt att kontrollera sina egna patientuppgifter. Om en minderårig person vill kontrollera sina patientuppgifter, kan hen göra det om man bedömer att hen kan sköta sina ärenden självständigt. I andra fall kan personens vårdnadshavare använda rätten att kontrollera uppgifter.
Uppgifter om en avliden person kan lämnas ut endast i undantagsfall, till exempel om man misstänker att personen avlidit på grund av felbehandling. Informationsbegäran sänds till registratorskontoret vid Östra Nylands välfärdsområde. Där registreras begäran så att man kan följa med tidsfristen. Registratorskontoret vidarebefordrar informationsbegäran till den parten inom organisationen som ska besvara den.
Sökfaktorer
- Namn
- Personbeteckning
- Tidsram
- Vårdenhet
Uppgifter som krävs för att ordna räddningsväsendet lagstadgade uppgifter lagras i räddningsväsendets informationslager. Räddningsväsendets uppgifter innehåller både sekretessbelagda och offentliga uppgifter.
Informationsmaterial
- Register över personer som deltar i räddningsverksamhet
- Övervakningsregister
- Åtgärdsregister
- Informationslager om beredskap
Informationssystem
- Systemet för brandsyner
- Merlot
- Akutvårdens system för resurs- och olycksstatistik
- Pronto
Uppgiftsbegäranden
Uppgiftsbegäran som berör offentliga handlingar eller offentliga uppgifter kräver inga motiveringar och den som begär uppgifter behöver inte berätta till vad uppgifterna används.
En part kan få uppgifter om åtgärder som räddningsväsendet vidtagit vid uppdrag som hör till räddningsväsendets ansvarsområde eller olyckor. Parten är den person vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet som behandlats av myndigheten gäller. Om det gäller begäran att få ta del av uppgifter i egenskap av part, bör parten alltid motivera begäran och rikta den till en specifik handling eller specifika handlingar.
Informationsbegäran sänds till registratorskontoret vid Östra Nylands välfärdsområde. Där registreras begäran så att man kan följa med tidsfristen. Registratorskontoret vidarebefordrar informationsbegäran till den parten inom organisationen som ska besvara den.
Sökfaktorer
- Namn
- Personbeteckning
- Plats och tid för händelsen
- Ärendets ämne/beteckning – diarienummer
- Anhängiggörande och upphörande
Informationslagret berörande koncern- och strategistjänsterna vid Östra Nylands välfärdsområde innehåller informationshelheter som bildas av välfärdsområdets ledarskap och beslutsfattande, utveckling, styrning, uppföljning och tillsyn samt gemensamma stödtjänster.
Informationsmaterial
- Register över ärendehantering
- Avtalsregister
- Register över förtroendevalda
- Uppgifter om intressentgrupper
- Kommunikation
- Personal
- Ekonomi
- Statistikföring
- Respons
- Anmälan om personuppgiftsincidenter
- Anmälan om olägenheter och farliga situationer
- Informationslager över lokaler
- Informationslager över utrustning
- Användarregister
- IT-servicehantering
- Informationslager över utbildning och kompetens
Informationssystem
- Ärendehanteringssystem – CaseM
- avtalshanteringssystem – Cloudia
- Kundresponssystem –
- System för dataskydd, informationshantering, datasäkerhet och riskhantering – Digiturvamalli
- Rapporteringssystem för farliga situationer
Uppgiftsbegäranden
Uppgiftsbegäran som berör offentliga handlingar eller offentliga uppgifter kräver inga motiveringar och den som begär uppgifter behöver inte berätta till vad uppgifterna används.
Vid begäran som berör sekretessbelagda handlingar, där informationen endast kan lämnas ut med vissa förutsättningar bör den som begär information anmäla användningsändamålet för uppgifterna och stärka din identitet. Om det finns behov att klargöra något innan uppgifterna lämnas ut kan vi begära ytterligare uppgifter.
Informationsbegäran sänds till registratorskontoret vid Östra Nylands välfärdsområde. Där registreras begäran så att man kan följa med tidsfristen. Registratorskontoret vidarebefordrar informationsbegäran till den parten inom organisationen som ska besvara den.
Sökfaktorer
- Namn
- Ärendets ämne/beteckning – diarienummer
- Anhängiggörande och upphörande